Certificación · Operación en campo
Auditorías fuera del papel
Una certificadora llevaba todas sus auditorías en papel. Centralizamos sus documentos legales y pusimos una app en manos de sus auditores. Hoy el proceso completo es digital.
Auditorías e inspecciones sin papel
El inspector levanta el hallazgo en sitio, con su evidencia, y el expediente se arma solo. Nadie recaptura nada al volver a la oficina.
El problema
La inspección se llena en un formato de papel, las fotos se mandan por chat y alguien en la oficina lo vacía todo en una hoja de cálculo. El expediente existe, pero repartido: el hallazgo en un archivo, la foto en un teléfono y el compromiso de arreglarlo en un correo. Cuando llega la auditoría, reunir eso es el trabajo, no la auditoría.
En qué se nota
- Las fotos de la última inspección están en el teléfono de quien la hizo.
- Alguien recaptura en la oficina lo que ya se escribió en campo.
- Para saber si un hallazgo se cerró, hay que preguntarle a una persona.
- Los permisos y certificados vencen y se enteran cuando alguien los pide.
Casos de uso
Qué construimos
- Captura en sitio, con o sin oficina. La app del inspector lleva el formato, toma la foto, recoge la firma y lee el código. Lo que se levanta en campo es el expediente, no un borrador del expediente.
- Del hallazgo al plan de acción. El hallazgo abre un plan con responsable y fecha, y el plan se cierra con la evidencia que lo comprueba. Nada queda en un correo.
- Lo que caduca avisa antes. Permisos, certificados y contratos con su vigencia dentro del sistema, avisando con tiempo en vez de aparecer vencidos frente al auditor.
- Cada quien ve lo suyo. El alcance sigue al organigrama: una planta ve su planta y la dirección ve todo, sin una lista de permisos que alguien mantenga a mano.
- La evidencia como la pide quien evalúa. Exportable en el formato del organismo, en vez de reordenar carpetas compartidas la semana previa.
Casos de uso
Lo que nos preguntan
- ¿Funciona donde no hay señal?
- Depende de dónde trabajes, y conviene decidirlo antes de construir porque cambia el diseño. Si el inspector entra a sitios sin cobertura, la captura se guarda en el dispositivo y sube al volver.
- ¿Sirve para cualquier norma?
- El formato de inspección se configura. Lo que no cambia es el mecanismo: hallazgo, responsable, fecha y evidencia.
- ¿Hay que cambiar el sistema que ya usamos?
- No necesariamente. Si ya tienes dónde viven los documentos, se integra contra eso. Lo que casi nunca existe es el enlace entre el hallazgo y su evidencia.
- ¿Quién puede borrar una evidencia?
- Nadie en silencio. Los cambios quedan con autor y fecha, porque una evidencia que se puede alterar sin rastro no sirve como evidencia.
45 minutos para saber si esto aplica a tu caso
Cuatro preguntas primero, así la llamada empieza donde importa y no desde cero. Si en esos 45 minutos vemos que esto no es para ti, te lo decimos ahí mismo.
Cuéntanos tu caso